Day Office: cos’è e perché è l’ufficio del futuro

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I day office, detti anche “uffici temporanei”, “uffici a giornata” o “uffici a ore”, stanno diventando sempre più popolari nelle nostre città soprattutto perché offrono grande flessibilità e pochi vincoli rispetto agli affitti tradizionali. Vediamo nel dettaglio in cosa consiste questa tipologia di ufficio e quali vantaggi offre.

Cos’è l’ufficio a giornata?

Il day office è un ufficio arredato, pronto all’uso e disponibile all’occorrenza. A differenza del contratto di locazione tradizionale dove si ottiene l’uso esclusivo del locale solitamente dietro pagamento mensile, il day office si affitta per un lasso di tempo specifico a discrezione dell’utilizzatore – un’ora, una settimana, un mese o più a seconda delle esigenze. Rispetto all’affitto classico, il day office è decisamente più flessibile e competitivo in termini di costi e di investimenti. Innanzitutto le tariffe sono accessibili e proporzionate all’utilizzo dell’ufficio; mentre nell’ufficio classico si applicano vari costi fissi indipendenti dall’uso effettivo. Quindi anche se magari ci si reca in ufficio solo alcune ore al giorno (o alcuni giorni a settimana) si paga lo stesso affitto. Il costo della locazione non è l’unica voce che incide sul budget: anche le utenze, le pulizie, le spese condominiali, l’infrastruttura tecnologica, gli arredamenti sono tutte spese fisse che si pagano a prescindere che si usi l’ufficio tutti i giorni o solo in modo saltuario. 

A chi è rivolto?

Il day office è perfetto per chi svolge un’attività non prettamente da scrivania ma ha comunque necessità di un ufficio per un dato periodo, che siano poche ore al giorno, alcuni giorni alla settimana, al mese o all’anno.

Prendiamo a esempio il titolare di un’impresa edile che passa la maggior parte delle sue giornate in cantiere ma ha comunque bisogno di una sede legale e uno spazio d’ufficio in cui compilare documenti, bilanci e fatture.

Gli uffici temporanei vengono in soccorso nel caso di team in trasferta o trasferimenti.  È il caso di progetti di lavoro temporanei sui quali lavora un team raccolto all’occorrenza: in questo caso per la durata del progetto – che può essere di alcune settimana o mesi – si può decidere di fittare uno spazio di lavoro indipendente anziché dover rivoluzionare tutto l’ufficio per adattarsi alle esigenze temporanee di un solo team. Nel caso in cui si stia lasciando il vecchio ufficio ma la nuova sede non sia ancora pronta, con un ufficio temporaneo nel business center si può garantire la continuità dell’attività.

Quali sono i vantaggi?

Tra i vantaggi del day office c’è sicuramente la possibilità di abbattere i costi fissi risparmiando sull’acquisto/affitto dei mobili. Inoltre, gli uffici a giornata possono essere personalizzati di volta in volta a seconda delle esigenze: ad esempio, si può avere una configurazione con 2 postazioni pc per la maggior parte del tempo ma si può richiedere uno spazio più ampio se si aspettano più ospiti in una particolare giornata, magari per un evento o un meeting con più persone. Nei contratti di day office sono inclusi gli arredamenti, le apparecchiature tecnologiche come schermi, videoproiettori e l’assistenza IT per supporto e manutenzione.

Il day office al Majestic Business Center

Gli uffici a giornata – come tutti gli spazi del centro –  sono scalabili e modulabili e vengono configurati di volta in volta in base alle necessità.  Gli ampi spazi ci danno modo di offrire ai clienti uffici a giornata di diverse dimensioni e tipologie: dai più piccoli ideali per professionisti e piccole imprese a quelli più grandi e strutturati per team numerosi. Gli uffici a giornata possono essere poi corredati da una serie di servizi a richiesta: domiciliazione e sede legale, segretariato, linea telefonica con risponditore automatico, assistenza per l’organizzazione di eventi di formazione, workshop e convegni. Da non sottovalutare la possibilità di fittare spazi di magazzino presso lo stesso centro e la partnership con Mail Boxes Etc. e Rete Logistica per spedizioni e logistica delle merci.

Negli ultimi tempi la frequentazione degli uffici è accompagnata dalla preoccupazione per l’epidemia di Covid e da una crescente attenzione per l’igiene, la sanificazione degli ambienti e il rispetto delle norme anti-Covid. Tutte cose di cui ci occupiamo per conto dei nostri clienti affinché possano frequentare il centro in sicurezza e con tranquillità.

La flessibilità è la caratteristica principale degli uffici a giornata. Va da sé che le formule di contratto sono personalizzate a seconda delle necessità: si va dal noleggio di poche ore per eventi isolati a formule mensili o a giorni fissi. Per ricevere una quotazione su misura basata sulle tue reali esigenze di tempi e di spazi, ti invitiamo a compilare il form o a scriverci su info@majestic-bc.it.

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business man al telefono seduto alla scrivania nel suo ufficio al Majestic

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