5 tool gratuiti per lavorare in modo più efficiente e produttivo

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L’esperienza del lockdown ha dimostrato come tanti lavoratori possano svolgere almeno una parte delle loro operazioni da remoto, utilizzando smartphone, pc e gli strumenti messi a disposizione dalle nuove tecnologie della comunicazione. I dipendenti di aziende e agenzie già abituati a lavorare al pc su server condivisi hanno sperimentato con successo il fenomeno dello smart working o del remote working. Anche i commercianti che avevano i negozi chiusi si sono adoperati per rimanere in contatto con i clienti attraverso i social oppure organizzando appuntamenti e consulenze in videochiamata.

Un po’ tutti si sono trovati a passare più tempo al pc e a cercare modi di lavorare in maniera più efficiente e di tenersi in contatto con i colleghi, anche se a distanza. Chi lavora al pc e ha una certa dimestichezza con le tecnologie digitali magari usa già diversi strumenti di collaborazione e conosce vari trucchetti per risparmiare tempo, specie sui task più noiosi. Ma tanti altri sono stati catapultati in questa nuova dimensione digitale senza troppe introduzioni o convenevoli – vedi ad esempio i docenti in DAD. Per tutti i nuovi smart-worker abbiamo preparato una mini guida con 5 tool gratuiti utilissimi per chi si è avvicinato da poco al lavoro agile o da remoto. Ognuno di questi strumenti assolve a una specifica esigenza comunicativa, organizzativa o operativa con il risultato di farvi risparmiare tempo e fatica.

 tool per lavorare in smart working

1. Google Drive

Non più solo motore di ricerca, il gigante Google è ormai ovunque.  Con un account Google si può fare praticamente di tutto: gestire gli appuntamenti, mandare mail, effettuare transazioni, ecc. Una delle funzionalità più interessanti è la possibilità di accedere ad uno spazio di archiviazione in Cloud – il Drive, appunto – dove conservare e condividere materiale audio-video con il proprio team. Non soltanto file di testo quindi, ma anche video, progetti, disegni, grafici e altro ancora. Le modifiche sui file condivisi si salvano automaticamente senza doverli rinviare ogni volta via mail, o peggio ancora, passarseli tramite chiavetta USB o fogli volanti. La possibilità di lavorare collaborativamente sui progetti aiuta il team a risparmiare tempo e a massimizzare i risulti.

 2. Asana

Quante volte è capitato di rimanere bloccati su un’operazione e il consiglio di un collega vi ha aiutato a risolvere il problema? Lavorare collaborativamente è più efficiente e gratificante perché ognuno apporta al progetto le proprie competenze, idee, esperienze e suggerimenti. Asana è un tool utilissimo per organizzare i flussi di lavoro del team. Con Asana è possibile creare progetti, task e sotto task e assegnarvi membri diversi a seconda delle qualifiche. Ad ogni fase della lavorazione è possibile aggiungere commenti e materiali in allegato che vengono così condivisi contemporaneamente con tutto il team. Organizzando il lavoro in questo modo è più facile tenere traccia dei progressi, stabilire le tempistiche, attribuire responsabilità basate sulle competenze specifiche di ogni membro del team.

3. Slack

La chat è un ottimo modo di comunicare in modo efficiente con i colleghi: è real-time, non si perde molto tempo e si lascia una traccia scritta di quanto trasmesso. Ci sono molti strumenti di messaggistica istantanea (vedi ad esempio WhatsApp, Facebook Messenger, Telegram) ma usarli sul lavoro non è l’ideale. Si rischia di sconfinare nella sfera privata ed è facile perdere la concentrazione. Slack è un’app di messaggistica pensata appositamente per il lavoro. Si usa da desktop o da cellulare e permette sia di chattare con i colleghi singolarmente che di partecipare a chat di gruppo. Le chat di Slack sono ricchissime di funzionalità: è possibile coinvolgere le persone all’occorrenza, condividere file, avviare videochiamate e altro ancora.

4. Zoom

Parlando di videochiamate, non si può non nominare uno dei big del settore che nell’ultimo periodo ha riscosso un grandissimo successo in contesti lavorativi, istituzionali, di formazione e anche nel privato. Stiamo parlando di Zoom, una piattaforma per meeting virtuali che nella versione base gratuita può ospitare fino a 100 partecipanti con un limite di 40 minuti per sessione. Zoom è una delle applicazioni di videoconferenza più diffuse al mondo per la sua semplicità di utilizzo: si può accedere alle riunioni facilmente da qualsiasi dispositivo e la piattaforma offre la possibilità di registrare lezioni e webinar da condividere successivamente. È ideale per le aziende che hanno bisogno di organizzare meeting, corsi di formazione e di aggiornamento.  

5.Cam Scanner

Verba volant, scripta manent. E se Cloud, ancora meglio. Per quanto digitali siano ormai diventati gli ambienti di lavoro – persino la Pubblica Amministrazione ha digitalizzato gran parte delle sue procedure – può capitare di avere a che fare con documenti cartacei che è importante salvare e condividere “al volo”. Cam Scanner è un’app che utilizza la fotocamera della smartphone per scannerizzare documenti. Basta scaricare l’app, fotografare il documento, usare le funzionalità dell’app per adattare dimensioni e colori e il file è pronto per essere salvato. Consiglio: se hai un iPhone trovi questa funzionalità già integrata nelle Note.

Moltissime grandi aziende in tutto il mondo usano già queste applicazioni nel quotidiano ma ciò non vuol dire che questi tool non siano adatti anche alle piccole e medie imprese. Anzi, questi strumenti sono semplici da usare, non richiedono particolare formazione e sono gratuiti nelle loro versioni base (che comunque danno accesso alla maggior parte delle funzionalità). Ciò li rende perfetti anche per le piccole realtà imprenditoriali o i liberi professionisti che collaborano con più persone e hanno bisogno di strumenti comodi e flessibili che li aiutino nel loro lavoro.

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