Cos’è un ufficio arredato e quali sono i vantaggi rispetto a un ufficio tradizionale? Ne parliamo con Gianluca Mastroianni, co-fondatore di Ufficiarredati.it

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Ultimamente si sente molto parlare di co-working e business center, spesso confondendoli e pensando che siano la stessa cosa. Anna Scelza, brand manager del Majestic Business Center, ha fatto per noi alcune domande a Gianluca Mastroianni – ideatore e co-fondatore di Ufficiarredati.it, uno dei principali network di centri uffici in Italia -, per approfondire il tema e per scoprire quali sono le principali differenze tra uffici tradizionali e uffici arredati

“Un ufficio arredato lo possiamo intendere come una stanza, un ufficio ad uso privato all’interno di un complesso più ampio e che viene messa a disposizione del cliente, che sia un’azienda o un professionista” – spiega Gianluca Mastroianni – “la stanza è di dimensioni variabili, quindi con un numero di postazioni lavoro diverso ma soprattutto con tanti servizi all’interno.” I servizi citati includono gli arredi, un servizio di segreteria, la connessione internet generalmente con prestazioni eccellenti, tutte le utenze (energia elettrica, riscaldamento, condizionamento) e un servizio di assicurazione. Per la sicurezza dei clienti e dei loro ospiti, gli uffici arredati hanno un’attenzione particolare al rispetto delle norme anti-Covid. “Secondo me può essere semplificato come una stanza di un residence dove il cliente che affitta la stanza ha tutto ciò che gli occorre a sua disposizione”. Rispetto all’affitto di un ufficio tradizionale l’imprenditore o professionista ha dei vantaggi organizzativi potendo delegare al centro uffici operazioni macchinose e estranee ai loro core business come la ricerca dei locali, la manutenzione dello spazio, la gestione quotidiana, gli allacci delle utenze e il pagamento delle fatture. “Nel business center tutto questo è demandato al gestore del business center e quindi il cliente può dedicarsi completamente al suo core business”.

Oltre a tutti questi servizi, i business center offrono un supporto segretariale completo e spesso multilingue. La reception si occupa di gestire le telefonate, gli appuntamenti, la corrispondenza. Il business center può essere scelto come sede legale dell’attività facendo convergere lì tutte le comunicazioni ufficiali. Si possono inoltre noleggiare sale riunioni, organizzare convegni e alcuni business center hanno aggiunto servizi di traduzione e consulenza amministrativa. Un vero e proprio centro servizi che si evolve in funzione della domanda. 

Gianluca Mastroianni ha cominciato in questo settore nel 2000 con il Michelangelo Business Center di Modena e dopo poco ha capito che era necessario promuovere il concetto di temporary office e, per farlo, bisognava creare una rete di gestori di centri di uffici con l’obiettivo di aiutarsi, segnalare clienti, affrontare insieme difficoltà operative. È così che tra il 2004 e il 2005 è nato Ufficiarredati.it. Il network riunisce ad oggi 90 sedi in tutta Italia tra uffici arredati, sale riunioni e business center. 

Il Majestic fa parte di questa rete ormai da diversi anni e ha visto da vicino l’evoluzione dei business center e la risposta del pubblico al concetto di temporary office. In un momento particolare come quello che stiamo vivendo, quali opportunità offre ai clienti il format del business center rispetto all’ufficio tradizionale? Secondo Gianluca Mastroianni, moltissime perché i business center offrono soluzioni flessibili e pronte all’uso per aziende che hanno necessità di ridimensionarsi oppure che vogliono risparmiare sulle risorse immobilizzate e la manutenzione, mentre il personale è in ferie, in malattia o in smart-working. Gli uffici a ora o a giornata sono ideali per i professionisti che non vogliono ospiti nei loro studi e che quindi possono noleggiare temporaneamente un ufficio o una sala riunioni per gli incontri di lavoro. Gianluca Mastroianni menziona anche i lavoratori da remoto: “Ci sono professionisti che lavorano da casa, ma oggi lavorare da casa, magari con i figli che studiano, crea delle problematiche di rumore, di distrazione e di qualità della connessione internet. Allora si appoggiano al centro uffici per fare delle call semplicemente.”

Da non sottovalutare quindi è anche il vantaggio di riuscire a tenere separate vita lavorativa e vita personale, fattore indispensabile per conseguire un sano equilibrio vita-lavoro. Una grande conquista per il proprio benessere personale, oltre che per il successo lavorativo.

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