persone lavorano in una postazione isolata al majestic business center

Lavoro ibrido: come progettare gli spazi di lavoro per il futuro

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Con la pandemia, siamo venuti in contatto con il lavoro da remoto (spesso erroneamente chiamato smart working) e altre forme di lavoro ibrido che stanno incontrando il favore sia dei dipendenti che dei dirigenti delle aziende. Queste soluzioni richiedono, però, un’adeguata pianificazione e progettazione degli spazi per fare in modo che l’esperienza resti effettivamente produttiva e positiva per tutti.

Lo smart-working è qui per restare

Si calcola che nei momenti più acuti della pandemia, circa 6,58 milioni di italiani – praticamente un terzo della forza lavoro – hanno lavorato a distanza. La situazione straordinaria e le cause di forza maggiore non hanno impedito al lavoro a distanza di farsi largo nelle abitudini delle persone. Ad oggi, superata la fase emergenziale, una cosa è certa: lo smart working non è una meteora e caratterizzerà sempre di più i processi lavorativi del futuro.

Basta dare un’occhiata ai trend dell’HR o agli annunci di lavoro online per farsi un’idea di quanto il lavoro da remoto sia in alcuni settori non più solo un benefit ma un requisito imprescindibile, in grado di attrarre e trattenere lavoratori di talento e le nuove generazioni che danno priorità al benessere personale e all’equilibrio vita-lavoro. 

tre colleghi lavorano, chiacchierano e sorridono mentre lavorano nell'ufficio del majestic business center

Approcci al cambiamento: office first e remote first

Il lavoro da remoto è molto ben visto dai dipendenti che apprezzano soprattutto il risparmio di tempo e di denaro dato dall’eliminazione del commuting verso il luogo di lavoro, ma anche la maggiore flessibilità dei luoghi e degli orari, la possibilità di dedicare più tempo a sé stessi e ai propri interessi.

Diverso e più vario è il pensiero dei manager e CEO delle aziende (ne abbiamo parlato in maniera approfondita in questo articolo): da una parte c’è un approccio office-first che predilige la presenza in ufficio; dall’altra, un approccio remote-first che adotta il lavoro a distanza come modalità principale di organizzazione con una presenza soltanto occasionale in ufficio.

I limiti del full remote: difficoltà tecniche e relazionali

Tuttavia, anche dal punto di vista dei dipendenti, il lavoro completamente da remoto comporta una serie di problemi tecnici e di difficoltà relazionali che, a lungo termine, rischiano di danneggiare il benessere e la soddisfazione di chi lavora.

Partiamo col considerare il set-up dell’ufficio: connessione lenta, postazione scomoda e rumorosa, incapacità di accedere alle risorse aziendali sono inconvenienti sopportabili se si adotta lo smart working come misura d’emergenza, ma diventano decisamente limitanti quando il lavoro da remoto è la regola e non più l’eccezione.

Meno evidenti ma forse anche più pesanti sono le conseguenze psicologiche e relazionali di un regime full remote. I lavoratori da casa tendono a risentire dell’isolamento e della mancanza del supporto sociale fornito dai colleghi. Inoltre, si sentono tagliati fuori dalle dinamiche aziendali e hanno più difficoltà a vedere riconosciuti i propri meriti rispetto ai colleghi che lavorano in presenza.

un gruppo di giovani lavoratori durante una riunione in un ufficio del majestic business center

Lavoro ibrido: la soluzione più vantaggiosa per aziende e lavoratori

Considerati i pro e i contro del lavoro da remoto, si stanno facendo largo in molte aziende, PMI e pubblica amministrazione le soluzioni del lavoro ibrido.

Per lavoro ibrido si intende una formula mista che prevede alcuni giorni di lavoro in ufficio e altri da casa o in co-working. Il lavoro ibrido può essere organizzato con una semplice rotazione di personale su base settimanale o mensile: ad esempio, 3 giorni in presenza e 2 giorni da casa oppure 3 settimane in ufficio e 1 settimana da casa.

Il lavoro ibrido si adatta bene anche a chi svolge un lavoro che già per sua natura è votato alla flessibilità di spazi e di orari. Consulenti e freelancer, ad esempio, utilizzano l’ufficio in modo saltuario, magari solo in occasione di riunioni col team o con i clienti.

giovani lavoratori chiacchierano nelll'area lounge verde del majestic business center

Design degli spazi nell’epoca del lavoro ibrido

Per quanto riguarda l’organizzazione degli spazi, il lavoro ibrido aiuta le aziende a risparmiare sui costi: meno persone da ospitare quotidianamente vuol dire meno risorse necessarie in termini di metrature. Tuttavia, l’ufficio per i lavoratori ibridi richiede l’adozione di alcuni espedienti necessari per far sì che i livelli di partecipazione, produttività e coinvolgimento restino alti.

Sono sempre meno necessari i grandi open space con pareti divisorie e cubicoli, progettati solo per far entrare il maggior numero di persone, a discapito dello spazio vitale e di movimento. La minore densità di lavoratori vuol dire minor affollamento, a maggior garanzia del distanziamento e della sicurezza.

La sfida principale del lavoro ibrido è assicurare a tutti lo stesso grado di partecipazione alle attività: ecco perché è bene scegliere spazi con più sale riunioni/conferenze attrezzate con grandi monitor per le videochiamate.

un uomo e una donna prendono un caffè e mangiano uno snack nell'area lounge del majestic business center

Le giornate in ufficio vanno sfruttate appieno per vivere anche i momenti di confronto con gli altri: ecco perché accanto alle postazioni singole, vanno anche considerate le aree comuni opportunamente arredate con sedute comode da utilizzare per le riunioni informale o anche semplicemente per prendere un caffè e fare quattro chiacchiere con i colleghi.

In conclusione, nella disputa tra lavoro da casa e lavoro in presenza, il lavoro ibrido viene fuori come un’alternativa molto valida. I lavoratori risparmiano sul commuting e guadagnano più tempo per sé stessi, senza dover rinunciare ai benefici sociali del lavoro in presenza. Le aziende, dal canto loro, riescono ad andare incontro alle esigenze dei dipendenti, ottenendo anche un risparmio sui costi delle locazioni.

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